Como toda grande fábrica, este cliente também sofria com esse problema. O processo de atendimento na portaria era manual e não integrado com o controle de expedições. Isso muitas vezes implicava em sobrecarga de tarefas para o departamento de portaria e gerava a necessidade de deslocamento dos controladores até a entrada para realização da chamada dos motoristas.

Do outro lado, mesmo após o atendimento na portaria, os caminhoneiros também precisavam se deslocar até a entrada de operações para saber informações sobre sua posição na fila de espera e o tempo estimado da chamada.

Desafio

Para melhorar esse fluxo de chamada e comunicação, era preciso desenvolver um sistema simples e eficiente, capaz de integrar as principais áreas envolvidas e manter uma comunicação em tempo real com os caminhoneiros. Tudo isso de forma digital e acessível para qualquer dispositivo.

Para promover esse resultado, três problemas precisavam ser resolvidos:

1. Processos não automatizados na portaria.

2. Falta de integração entre sistemas.

3. Falta de comunicação automática com os caminhoneiros.
   

Além dessas resoluções, a solução também deveria reduzir a espera entre autorização e estacionamento em docas, garantir informações em tempo real para os caminhoneiros e otimizar o tempo de atendimento na portaria, liberando-a da responsabilidade de chamada dos motoristas.

Buscando promover esses resultados, reunimos uma equipe de especialistas em tecnologia e experiência do usuário para análises sobre o processo de atendimento, o tempo de espera da chamada, os requisitos para a integração de sistemas e o perfil dos caminhoneiros. Isso gerou os insumos necessários para construção de um sistema prático e funcional: Chamada de Motorista.

O “Chamada de Motorista” é uma solução automatizada criada para otimizar os tempos de entrada e confirmação de chamada dos motoristas para carga de produtos e descarga de suprimentos.

Criado como sistema integrado, suas funcionalidades permitem o cadastro dos motoristas pela portaria, a chamada automatizada pelo setor de expedições e a consulta de fila em tempo real pelos caminhoneiros.

Com o fluxo otimizado e sistematizado pelo sistema Chamada Motorista, conseguimos promover melhorias no processo de controle de pátio da Crown:

Otimização de tarefas da portaria 

A responsabilidade de chamada dos motoristas ficou, exclusivamente, com o controle de pátio. Somente cadastro do condutor e autorização de entrada permanecem com a portaria.

Mais rapidez no cadastro

Com a funcionalidade de gravação de dados do sistema, conforme Lei de Geral de Proteção de Dados, o cadastro de novas visitas pode ser feito de forma mais rápida. 

Automatização na chamada de motoristas

A liberação pelo controle de pátio se tornou digital, dispensando assim o deslocamento do controlador até a portaria. A comunicação com o motorista é feita por aplicativos de mensagem ou telefone (caso o condutor demore a se apresentar).

Comunicação instantânea sobre filas

Através da integração com o serviço de sms e o aplicativo de mensagem WhatsApp, a comunicação sobre a fila e liberação de entrada para os motoristas se tornou imediata.

Resultados alcançados com a solução “Chamada Motorista”

Além das melhorias já citadas, a solução impactou diretamente no funcionamento dos setores de expedição e portaria, gerando:

• Redução no tempo de espera entre autorização de entrada e estacionamento em docas.

• Otimização de tempo no cadastro de motoristas.

• Comunicação clara e imediata com os motoristas 

• Consulta digital e em tempo real para os caminhoneiros na fila de espera.